Catering dla firmy dopasuj do liczby gości, długości przerw i tego, kto zajmie się podaniem jedzenia. Na konferencji sprawdź, czy wszyscy zdążą podejść do bufetu w trakcie jednej przerwy. Na szkoleniu ustal godzinę lunchu i zapytaj, czy można ją przesunąć, gdy zajęcia się przeciągną. Na spotkanie z klientami wybierz przekąski do zjedzenia bez sztućców albo lunch przy stole. Zanim zamówisz catering, porównaj pełne ceny i ustal, jak goście sprawdzą alergeny oraz do kiedy możesz zmienić liczbę porcji.
Dwie oferty mogą zawierać tę samą kawę i te same ciastka. W jednej kierowca zostawi termosy i pudełka z przekąskami. W drugiej obsługa rozstawi bufet, doleje kawy w trakcie przerwy i zbierze filiżanki. Jeśli Twój zespół w tym czasie rejestruje gości albo przygotowuje salę na kolejny panel, ta różnica szybko da o sobie znać.
Jaki catering wybrać na konferencję, szkolenie i spotkanie z klientami?
| Rodzaj wydarzenia | Co zamówić | O co zapytać dostawcę |
|---|---|---|
| Konferencja | Przerwę kawową i lunch w formie bufetu | Ile będzie stanowisk i kto uzupełni napoje? |
| Szkolenie lub warsztat | Wodę na sali, przerwę kawową i lunch | O której będzie gotowy lunch i jak uczestnicy odbiorą porcje? |
| Spotkanie z klientami | Przekąski na jeden kęs albo lunch przy stole | Gdzie podacie jedzenie i kiedy obsługa wejdzie na salę? |
Warto przeczytać: czy mozzarella w kulce się rozpuszcza
Catering na konferencję — jak uniknąć kolejki do bufetu?
Jeśli panele kończą się o tej samej porze, większość uczestników podejdzie po kawę naraz. Pokaż dostawcy plan sali i ustalcie, gdzie stanie bufet. Czy można podejść do niego z obu stron? Jeśli miejsca jest dość, ustawcie kawę na jednym stanowisku, a przekąski na drugim. Wtedy osoby, które chcą tylko coś zjeść, mogą ominąć kolejkę do kawy.
Warto przeczytać: jaja muchy na mięsie
Catering na szkolenie — jak zmieścić lunch między zajęciami?
Przy krótkiej przerwie sprawdzą się gotowe porcje, które uczestnicy od razu odbiorą. Jeśli na lunch jest więcej czasu i masz gdzie ustawić bufet, goście mogą sami wybrać dania. W sali pełnej laptopów, kabli i notatek przyda się osobne miejsce do jedzenia. Zapytaj też dostawcę, czy może podać lunch trochę później, jeśli ostatnie ćwiczenie zajmie grupie więcej czasu.
Warto przeczytać: Co pić i co jeść aby mieć dużo energii na wiosnę?
Catering na spotkanie z klientami — przekąski czy lunch przy stole?
Na krótką prezentację zwykle wystarczą napoje i przekąski na jeden kęs, choćby mini kanapki. Jeśli po rozmowie chcecie jeszcze spędzić trochę czasu razem, zaplanuj lunch przy stole. Przy prezentacji lub podpisywaniu dokumentów umów się z obsługą, że poda jedzenie i zbierze talerze w przerwie.
Kiedy wystarczy dostawa, a kiedy przyda się obsługa?
Na spotkaniu dla kilku osób może wystarczyć dostawa. Sprawdź, czy na miejscu są talerze i filiżanki oraz czy ktoś z zespołu będzie miał czas rozłożyć jedzenie, uzupełnić wodę i posprzątać. Przy kilku przerwach kawowych lub lunchu podawanym do stołu warto ustalić z dostawcą obsługę na miejscu.
W Warszawie i okolicach możesz zapytać o dostawę i obsługę konferencji, szkoleń lub spotkań z klientami firmę cateringową Gastro Crew.
Zanim potwierdzisz zamówienie, sprawdź, czy obiekt zgadza się na catering z zewnątrz, od której godziny można wejść na salę i którędy dostawca wniesie sprzęt. Ustal, kto przywiezie stoły, obrusy i naczynia. Warto też od razu uzgodnić, kto po wydarzeniu zbierze naczynia i uprzątnie bufet.
Jak zaplanować menu, diety i oznaczenie alergenów?
Dodaj do formularza rejestracji pytanie o potrzeby żywieniowe. Przed zatwierdzeniem menu podaj dostawcy liczbę porcji w każdym wariancie. Jeśli zamawiasz osobne posiłki dla konkretnych uczestników, ustal, gdzie będą mogli je odebrać. Przy ogólnodostępnym bufecie takie porcje łatwo rozchodzą się, zanim dotrą po nie właściwe osoby.
Ustal z dostawcą, gdzie goście znajdą wykaz składników i alergenów. Może to być karta przy każdej potrawie albo jedna czytelna karta menu dostępna przy bufecie. Jeśli ktoś zgłosi alergię, zapytaj dostawcę, czy posiłek może mieć kontakt z alergenem w kuchni lub podczas podawania.
Jak porównać ceny cateringu firmowego?
Każdemu dostawcy wyślij te same informacje. Podaj datę, adres, liczbę gości, godziny przerw i sposób podania jedzenia. Dopisz, ile porcji w osobnych wariantach potrzebujesz i jakie wyposażenie jest już na miejscu. Wtedy łatwiej porównasz oferty, bo każda będzie dotyczyć tego samego zamówienia.
Poproś o łączną cenę netto i brutto. Sprawdź, co obejmuje wycena i za co możesz dopłacić.
- Jedzenie i napoje — ile porcji obejmuje cena i czy dostawca będzie uzupełniał bufet.
- Transport i wyposażenie — czy cena obejmuje dowóz, rozstawienie bufetu, naczynia i odbiór sprzętu.
- Obsługa — ile osób będzie na miejscu, w jakich godzinach i ile kosztuje dodatkowa godzina.
- Zmiany w zamówieniu — do kiedy możesz zmienić liczbę porcji, ile porcji obejmuje minimalne zamówienie i jakie są warunki odwołania.
Jeśli zapisy jeszcze trwają, poproś o wycenę dla dwóch prawdopodobnych liczb gości, na przykład dla 40 i 60 osób. Zobaczysz, ile kosztują dodatkowe porcje i czy przy większej grupie trzeba dopłacić za drugie stanowisko lub dodatkową osobę do obsługi.
Co potwierdzić przed zamówieniem?
- Godziny podania jedzenia i liczbę stanowisk przy bufecie.
- Kto rozstawi bufet, uzupełni napoje i posprząta po wydarzeniu.
- Gdzie goście sprawdzą alergeny i odbiorą osobno zamówione posiłki.
- Pełną cenę, termin ostatniej zmiany liczby porcji i zasady rozliczenia.
FAQ
Z jakim wyprzedzeniem zamówić catering dla firmy?
Wyślij zapytanie, gdy znasz datę, adres i orientacyjną liczbę gości. Dostępność zależy między innymi od tego, czy zamawiasz samą dostawę, czy także ekipę do obsługi. Zapytaj o dwie daty. Pierwsza to termin potwierdzenia rezerwacji, druga to ostatni dzień na zmianę liczby porcji.
Jak zamówić catering, gdy liczba uczestników może się zmienić?
Podaj przewidywaną liczbę gości i ustal, do kiedy możesz zwiększyć lub zmniejszyć zamówienie. Poproś dostawcę o zapisanie w ofercie, czy zapłacisz za ostateczną liczbę porcji i czy obowiązuje Cię minimalna wartość zamówienia.
Jak ustalić liczbę porcji na przerwę kawową?
Powiedz dostawcy, ile potrwa przerwa i o której podacie następny posiłek. Poproś o rozpiskę przekąsek i napojów na osobę. Jeśli kawa ma być dostępna przez kilka godzin, ustal, kto uzupełni termosy, wodę i filiżanki oraz do której godziny będzie to robić.
Kiedy warto umówić degustację menu?
Przy większej konferencji lub ważnym spotkaniu z klientami warto spróbować dań, które faktycznie chcesz zamówić. Poproś o pokazanie porcji w formie, w jakiej dostaną ją goście. Przekąski na stojąco powinno dać się wygodnie zjeść bez sztućców.
